Cómo administrar el tiempo.

Bienvenido al sexto episodio de mi podcast!

Aquí vamos a conversar sobre todas las estrategias, tácticas y herramientas para desarrollar tu marca y crear un negocio aprovechando las ventajas que nos ofrece internet.

En esta ocasión vamos a conversar sobre cómo administrar el tiempo.

Este episodio es presentado por Canal Online.

¿Qué es Canal Online?

Canal Online es mi agencia de Marketing Digital, especializada en desarrollo de marca y captación de clientes utilizando la web, redes sociales, buscadores y otras herramientas digitales de alto impacto.

Así que eres un emprendedor, artista, influencer, líder de opinión o quieres convertirte en uno, dirígete AHORA a gabrielroitman.com/canalonline.

Ahí vas a encontrar un video que resume en 5 minutos qué es lo que podemos hacer por ti.

OK, veamos ahora entonces cómo puedes administrar mejor tu tiempo…

Lo primero es dividir las tareas que haces en dos grandes grupos.

El primer grupo es la rutina, que son tareas a las que les asignamos un espacio de tiempo definido y típicamente las agregamos al calendario para hacerlas de forma recurrente.

Un ejemplo podría ser respaldar tu sitio web una vez a la semana, todos los lunes en la mañana, o escribir un artículo para tu blog todos los martes, o incluso revisar tu cuenta corriente una vez al mes.

Y el segundo grupo, son tareas que no están programadas y que no son recurrentes, a las que vamos a denominar como “contingencia”.

¿Por qué es importante hacer esta distinción entre la rutina y la contingencia?

Principalmente porque lo que vamos a hacer para optimizar el tiempo es distinto con las tareas de un grupo y del otro.

Voy a empezar hablando particularmente del caso de la rutina, porque creo que un típico error de los emprendedores que he conocido, particularmente de los emprendedores novatos, es que no tienen rutina, sino que administran todas sus tareas como contingencia.

Y de esta forma, en lugar de ser estratégicos respecto del crecimiento de su negocio, funcionan como bomberos apagando el incendio de turno.

Entonces lo primero respecto de la rutina, es que es muy importante tener una.

Así que lo primero que tienes que hacer, es confeccionar una lista de todas las tareas recurrentes que tienes en tu quehacer, y anotar al lado de cada una la frecuencia con que debe realizarse.

Puede ser diaria, semanal, mensual, anual o algo por el estilo.

Un ejemplo de una tarea diaria en mis empresas es responder a todos los mensajes directos que nos llegan por Twitter.

No hay nadie que esté todo el día revisando los mensajes de Twitter, pero si existe una persona (que originalmente era yo) que debe ingresar una vez al día y dar respuesta a todo lo que llega.

De esta forma nadie tiene la mala experiencia de estar esperando días a que respondamos su mensaje.

Y un ejemplo de tarea mensual puede ser pagar a los proveedores, pagar los sueldos, emitir facturas, etc.

Inmediatamente después de que termines esta lista, una cosa muy importante es hacer higiene de tu rutina.

Con esto me refiero a evaluar muy conscientemente cuáles de esas tareas rutinarias no tienen ningún impacto real en la consecución de tus metas y simplemente se pueden eliminar de esa lista.

Normalmente a todos nos ocurre, que nos comprometemos a muchas más cosas de las que podemos hacer, y muchos de esos compromisos no tienen ningún valor real.

Esto nos ocurre especialmente con tareas que toman muy poco tiempo.

Nos autoconvencemos de que aunque el impacto sea muy pequeño, de todas formas nos justifica, porque llevarlas cabo nos toma solamente 5 minutos.

El problema con este criterio es que la acumulación de tareas de 5 minutos, finalmente nos puede consumir la mitad del día.

No solamente por una cosa de suma de tiempos, sino también por un tema que yo denomino “higiene mental”.

Cuando tengo muchas tareas en mi cabeza, mi creatividad, ideas y pensamientos se diluyen, mientras que cuando tengo pocas tareas en mi cabeza, concentro toda mi energía en encontrar las mejores maneras de llevarlas a cabo.

Y una vez que hayas identificado las tareas que puedes eliminar de esta lista, el siguiente paso es revisar con mucha conciencia, la frecuencia que asignamos a cada tarea.

De esta forma te vas a encontrar con que tareas que estabas realizando diariamente, perfectamente se podrían realizar de forma semanal, y tareas que estabas realizando de forma semanal, perfectamente se podrían realizar forma quincenal o mensual.

Sólo haciendo esto, te va a ser posible disminuir a la mitad, o menos, el tiempo que te toma tu rutina.

Y finalmente, el cuarto paso para optimizar la rutina, es volver a revisar esta lista e identificar cuáles de esas tareas puedes delegar en otra persona.

Normalmente este cuarto paso es el más difícil para la mayoría de los emprendedores. Y es porque están convencidos de que nadie puede realizar esas tareas con el mismo nivel de ejecución que ellos mismos.

Habitualmente esto es cierto, pero no porque ellos tengan algún tipo de habilidad especial para ejecutar las tareas de su rutina, sino porque no han desarrollado la habilidad de delegar bien.

Y cuando han intentado hacerlo, han tenido malas experiencias, porque están esperando que la otra persona intuitivamente realice la tarea con el mismo nivel de atención a los detalles que ellos.

Entonces nos surge a pregunta…

¿Cómo delegar bien?

Y aquí la respuesta es muy sencilla, y es lo que se conoce como procesos operacionales estándar o SOP por la sigla en inglés.

Un SOP es un documento, que yo normalmente redacto en un Google Doc, con las instrucciones paso a paso sobre cómo realizar una tarea específica.

Quizás estás pensando que escribir un SOP para cada una de esas tareas es una labor titánica y que nunca vas a encontrar el tiempo para hacerlo.

Pero la forma en que lo abordo yo, es que la creación y actualización de mis SOPs es una tarea contínua, y no es necesario hacerlos todos de una vez.

Lo que tienes que hacer es elegir dentro de todas las tareas que puedes delegar cuál es la más importante, redactar un documento explicando cómo hacerlo paso a paso, y pedirle a otra persona que la realice por ti una vez sólo siguiendo las instrucciones escritas, sin ningún tipo de mayor explicación por tu lado.

Sólo para que te prepares, te adelanto que este ejercicio no te va a salir bien, pero lo que se pretende lograr con esta primera experiencia es que la persona que realiza la tarea te plantee al final todas sus dudas y te indique todas las cosas que no entendió para que puedas mejorar el documento, y de ahí en adelante esta persona pueda realizar la tarea, con la frecuencia que determinaste y exactamente el mismo nivel de ejecución que tendría si la hubieses realizado tú.

En el extremo, el ideal es que pudieses ser capaz de delegar todas las tareas de tu rutina.

Esto por supuesto es muy difícil, y yo aún no lo he logrado, principalmente porque cuando estás emprendiendo no tienes la suficiente cantidad de personas trabajando contigo como para delegar toda tu rutina.

Pero en la medida en que vas creciendo es importante que vayas incorporando a personas que te vayan reemplazando en todas las tareas que es innecesario que ejecutes tu mismo.

De esta forma, vas siempre avanzando a la ejecución de tareas de más alto impacto.

Respecto de la contingencia, la primera y mejor forma de optimizarla, y probablemente la más difícil es aprender a decir que no.

De hecho una de las frases más famosas de Steve Jobs es que en el corazón de una estrategia, están todas las cosas que no hay que hacer.

Lo difícil de esto, es que cuando uno empieza a emprender no tiene claro lo que sí tiene que hacer, y tiene la percepción de que tiene demasiado tiempo libre, y a su vez, demasiada energía y demasiadas ganas de invertir ese tiempo y esa energía en cosas que hacen crecer nuestro negocio.

Y cómo no sabemos qué es lo que tenemos que hacer, aceptamos absolutamente todas las reuniones que nos piden, presentamos en todos los eventos a los que nos invitan, comenzamos a hacer una enormidad de favores que creemos que nos van a dar reconocimiento en el mercado, etc.

El problema con esto, es que si nuestra contingencia nos ocupa demasiado tiempo, y ese tiempo es mayoritariamente invertido en tareas pequeñas, finalmente nunca encontramos el tiempo para dedicarnos a ejecutar las tareas que generan un mayor impacto en nuestro mediano y largo plazo.

Algo que yo intento tener siempre muy consciente, y es una frase que le comparto a la gente que trabaja conmigo, es que la forma más común de procrastinar, es ocuparse de tareas no prioritarias.

Lo segundo importante, y más contraintuitivo, es que es muy importante agendar en el calendario espacios de tiempo para hacerse cargo de la contingencia.

Normalmente las cosas que no ponemos en el calendario no las hacemos nunca y las cosas que ponemos en un to-do list quedan para siempre ahí.

Por eso es importante incluir dentro de nuestra rutina un espacio para hacerse cargo de la contingencia.

No quiero decir con esto que tienes que poner todas las tareas del to-do list en el calendario, sino poner en tu calendario una cita con el título “to-do list”, que es un bloque de una o dos horas al día que vas a dedicar exclusivamente a hacer las tareas de to to-do list.

Y lo tercero, es que cuando te sientes a ejecutar las tareas de tu to-do list, no las hagas en el orden cronológico en que fueron apareciendo, sino en el orden de prioridad.

Para priorizar tus tareas existen muchos sistemas, y uno muy conocido y que ocupo yo es clasificarlas en 4 cuadrantes.

Van a estar las tareas importantes y las tareas no importantes, que a su vez pueden ser urgentes o no urgentes.

Las importantes son las que tienen un alto impacto en tu mediano y largo plazo, y las no importantes son las que no.

Las tareas urgentes son tareas que tienen un deadline próximo, y las no urgentes son aquellas que, aunque si bien pueden ser importantes, las puedes postergar.

De esta forma te quedan 4 combinaciones:

Tareas importantes y urgentes, tareas importantes pero que no son urgentes, tareas no importante pero que sí son urgentes y finalmente tareas que no son importantes y tampoco son urgentes.

Y sobre estas 4 categorías, la recomendación es sencilla:

La última categoría, que son las tareas que no son importantes ni urgentes elimínalas de tu to-do list.

Las tareas que no son importantes pero sí son urgentes intenta delegarlas.

Y tú, por el contrario, intenta dedicarte exclusivamente a las tareas importantes. Primero a las urgentes y luego a las no urgentes.

Mi experiencia es que en general, todo el crecimiento de tu negocio se va a concentrar en las tareas que son importantes pero que no son urgentes.

Por ejemplo en mi caso, lanzar este podcast lo tenía considerado como una tarea importante, porque creo que va a tener un alto impacto en mi mediano y largo plazo, pero que no es urgente, ya que no había nadie esperando que lo hiciera en una fecha particular.

Y es sólo cuando has terminado con las tareas importantes y urgentes que por fin, puedes dedicarte a este tipo de tareas, que son de mayor impacto y no puedes delegar, y que sientan las bases de lo que va a ser tu negocio en el futuro.

Además de lo anterior, te tengo algunos bonus de productividad que yo utilizo frecuentemente y que estoy seguro de que te van a servir a ti también:

El primero es una app llamada “unroll.me”.

En esta aplicación te registras con tu correo electrónico e identifica en pocos minutos todos los newsletters a los que estás suscritos y puedes desuscribirte rápidamente de todos los que ya no te interesan y reducir considerablemente la cantidad de correo basura que recibes y el tiempo que dedicas a revisar tu correo.

El segundo tip, es que cuando estés haciendo trabajo creativo, como escribir, diseñar o similar, desactives el WiFi de tu computador, de esta forma eliminas todas las notificaciones que te distraen y al mismo tiempo te inhibes de empezar a navegar por tus redes sociales o cualquier otro sitio no relacionado a lo que estás haciendo.

El tercero es un sitio web llamado UpWork al que accedes desde upwork.com

UpWork es un sitio para encontrar freelancers, y puedes encontrar a personas que hablan español a las que les puedes delegar gran parte de tus tareas.

No es necesario que contrates a una persona full time.

Puedes contratar a una persona por sólo 1 hora a la semana o incluso contratarla para que ejecute una tarea sólo una vez y pagarle a través del mismo sitio con tarjeta de crédito o PayPal.

Si nunca has contratado a un freelancer, te va a parecer como algo a considerar en el futuro, pero que no es para este momento.

Te propongo que te registres y publiques una oferta de trabajo para una tarea pequeña sólo para ver las ofertas que te llegan. Puedes no seleccionar a ningún freelancer y no pagar nada, pero vas a vivir la experiencia y perder el miedo a contratar un freelancer para la siguiente vez que tengas que hacer una tarea delegable.

Te vas a sorprender con los precios. Muchas de las tareas que para ti son tediosas, puedes delegarlas por 20 dólares o menos.

La próxima semana me voy de vacaciones por 2 semanas.

Voy a viajar a Japón y a Filipinas, así que es probable que no alcance a publicar nuevos episodios hasta la última semana de febrero, aunque voy a hacer lo posible para alcanzar a grabar aunque sea uno.

Recuerda en todo caso de que si no quieres perderte los próximos episodios, la mejor manera de seguirme es registrándote en mi sitio web desde gabrielroitman.com

Si te registras, te voy a estar avisando por mail cada vez que publique un nuevo episodio, además de enviarte de vez en cuando un correo cuando tenga algo importante que contarte y que te pueda ser útil.

No te voy a mandar spam ni te voy a escribir más de una vez por semana. Además, todos mis correos van con un link para desuscribirte si ya no quieres recibirlos más, así que ahora que termina este episodio dirígete antes de que lo olvides a gabrielroitman.com y deja tu correo electrónico.